Segurança, modernidade e praticidade!

Seus documentos merecem todo cuidado e segurança que os nossos serviços podem oferecer.

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Comprometidos com a excelência!

A The Docs Arquivos é uma empresa do ramo de gestão da informação que iniciou suas atividades no ano de 2016. Nosso principal objetivo é conquistar o mercado regional em nossa área de atuação, prestando um serviço de qualidade e excelência.

Para isso, estamos investindo em uma estrutura moderna e no desenvolvimento de nosso potencial humano, mantendo sempre uma equipe forte e com profissionais qualificados.

Com o pensamento voltado par as exigências do mercado e, sempre em constante mudança, a The Docs Arquivos tem buscado a qualidade de seus serviços, a partir de um rigoroso planejamento e acompanhamento de todas as etapas do processo de gestão de documentos para ter sempre um resultado de excelência.

+ de 100

parceiros

+ de 500 mil

arquivos protegidos

365

dias online

+ 100TB

de armazenamento

Sobre nós

A The Docs Arquivos é uma empresa genuinamente piauiense especializada na gestão, custódia, organização e digitalização de documentos. Sempre buscando soluções inovadoras quando o assunto é gestão da informação e proteção dos seus arquivos e dados, estamos conectados com o futuro.

Anos de experiência

Por que escolher a The Docs Arquivos?

Responsabilidade

Participação em todos os processos de melhoria na gestão da informação para garantir a melhor performance na entrega final.

Praticidade

Toda a facilidade de ter seus documentos organizados, seguros, e disponíveis sempre que precisar.

Profissionalismo

Todos capacitados no desenvolvimento dos serviços para garantir os melhores resultados.

Soluções completas

Transformação de documentos físicos em digitais, facilitando o acesso à informação e descarte de forma segura e ecológica.

Segurança

Infraestrutura robusta, tecnologia de ponta e equipe especializada garantem a confidencialidade total dos seus arquivos.

Agilidade

Seus documentos digitalizados disponíveis em poucos cliques e em poucos segundos.

Nossos fundamentos

Estes são os nossos fundamentos, a forma como nos definimos.

Visão

Ser a empresa líder em gestão da informação de documentos no estado do Piauí, sendo reconhecida pela qualidade dos serviços e pela satisfação dos nossos clientes.

Missão

Ser referência no mercado, buscando soluções eficientes e seguras na área de gestão de documentos, atuando com a inovação e responsabilidade.

Valores

Nossos principais valores são: comprometimento, respeito, ética e transparência, responsabilidade, confiança, segurança e qualidade de produtos e serviços.

O que podemos fazer por você

O processo de organização de documentos da The Docs Arquivos é moderno, eficiente, seguro e prático, oferecendo ao cliente total controle sobre seus arquivos por meio de metodologia exclusiva a sua necessidade.

A The Docs desenvolve serviços de gestão de documentos físicos e digitais de forma simples e eficaz. É uma empresa especializada na organização, tratamento, segurança, organização, digitalização, guarda e gerenciamento dos arquivos.

Nós temos a opção ideal para a sua necessidade, desde o simples arquivamento até a destruição segura de documentos. Tudo com total segurança e rapidez para a sua empresa.

Descubra a melhor opção para você e a sua empresa

Oferecemos soluções modernas e eficientes em gestão de documentos físicos e digitais, desde o arquivamento até a destruição segura. A The Docs Arquivos é especializada na organização, tratamento, segurança, organização, digitalização, guarda e gerenciamento de arquivos.

Guarda de documentos

A The Docs oferece dois tipos de guarda de documentos: a simples e a gerenciada. Na simples, o cliente é responsável pelo conteúdo das caixas, utilizando nossas etiquetas para cadastrar, lacrar e solicitar o recolhimento das caixas. A empresa armazena as caixas e o cliente pode solicitar qualquer caixa quando necessário. Na guarda gerenciada, a The Docs assume o controle do conteúdo das caixas, utilizando etiquetas com código de barras para indicar a localização exata de cada documento. O cliente pode solicitar documentos específicos de qualquer caixa através de ordens de serviço conforme necessidade.

Digitalização de documentos

Digitalização de documentos é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital garantindo o máximo de fidelidade entre o documento digital gerado e o documento original, levando em consideração suas características físicas, estado de conservação e finalidade de uso. Além disso você pode ter acesso a todo esse conteúdo de forma segura e controlada.

Descarte seguro de documentos

É crucial manter a segurança da informação não apenas durante seu uso ativo e inativo, mas também no processo de destruição, para evitar uso indevido de documentos e mídias. A The Docs permite que o cliente escolha entre doar os resíduos para reciclagem ou recebê-los de volta, com a opção de acompanhar ou não o processo de descarte ou destruição. Ao final, é fornecido um relatório de expurgo para documentar e evidenciar todas as etapas do procedimento.

Consultoria

É importante estar atento quando a burocracia interna começa a impactar os clientes, pois isso pode afetar a gestão da qualidade do produto ou serviço, resultando em clientes insatisfeitos. Para garantir o sucesso do seu negócio, oferecemos consultoria especializada para melhorar e organizar seu acervo e fluxo de informações. Aplicamos metodologias que otimizam práticas administrativas, ajudando na identificação, catalogação, tratamento e organização das informações, proporcionando um processo mais eficiente.

Businesswoman pointing at whiteboard during presentation

Cursos e treinamentos

Os cursos e treinamentos tem como objetivo possibilitar aos profissionais o conhecimento teórico-prático de ferramentas e rotinas arquivísticas para auxilia-los no desenvolvimento das atividades, mostrando a importância do processo da Gestão de Documentos e do Serviço de Arquivo na Empresa.

Feedback dos clientes

Saiba por que os clientes valorizam e confiam no nosso trabalho.

★★★★★

Uma empresa reconhecida pelo excelente atendimento e rapidez na prestação de serviço, nós, da MM Locações, temos um enorme prazer em ter a The Docs Arquivos como parceira.

Robson Oliveira – Gerente AdminstrativoMM Locações

★★★★★

Excelente atendimento, rapidez na prestação de serviço, tanto na coleta, digitalização e consulta de material arquivado. Somos muito satisfeitos por ter a The Docs como nossa parceira de negócios.

Antônio Tenório – Sócio DiretorConte Engenharia

★★★★★

Trabalhamos com a The Docs há pouco menos de 1 ano, com serviços de guarda externa e consultoria. Posso dizer tranquilamente que somos completamente satisfeitos com seus serviços. No quesito guarda, temos a agilidade na entrega e a organização dos nossos arquivos, o que contribui para facilitar a nossa gestão documental. Com a consultoria, temos acesso a profissionais capacitados, com anos de experiência na área, contribuindo efetivamente para a melhoria e transformação documental da nossa empresa.

Jamerson Rafael – Analista de inovaçãoServfaz

Conheça alguns de nossos clientes

Descubra os benefícios da gestão documental

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas, referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento, preservação e reprodução de documentos. Uma vez implementada, contribui decisivamente para atender às demandas da sociedade contemporânea por transparência nas ações de governo e pleno acesso às informações, direito essencial ao exercício da cidadania. Seus principais benefícios são:

Administração racional dos arquivos e o processamento técnico das informações documentais;

Controle do fluxo de documentos e organização dos arquivos;

Acesso rápido aos documentos, garantindo agilidade no processo decisório;

Revisão e padronização de procedimentos administrativos, visando maior qualidade e produtividade ao serviço;

Preservação dos documentos que integram o patrimônio documental;

Eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor permanente;

Redução da massa documental, otimizando os espaços físicos dos arquivos e promovendo significativa economia de recursos.

Dúvidas frequentes

Confira as respostas para algumas dúvidas frequentes sobre a guarda de documentos.

Por que implementar a gestão documental?

Seja para otimizar o espaço físico, para evitar a perda de informações, para garantir o controle dos documentos ou para agilizar a busca e recuperação de arquivos, a Gestão de Documentos se faz necessária para a melhoria contínua da empresa.

Quanto custa o serviço de guarda de documentos?

O valor do aluguel do espaço é proporcional a quantidades de caixas boxes e o serviço a ser realizado.

Como é feita a cobrança de guarda?

A cobrança da guarda é feita mensalmente de acordo com a quantidade de caixas boxes armazenadas.

Como é feita a cobrança de organização de arquivo?

A cobrança é feita pela quantidade de caixas organizadas (em metros lineares), mediante avaliação prévia e orçamento enviado ao cliente.

Como é o processo de arquivamento?

Temos um serviço específico para cada necessidade. Após um levantamento junto ao cliente indicamos qual tipo de organização melhor atende, pode ser uma simples organização, com uma catalogação das descrições das caixas boxes ou até uma análise minuciosa de cada documento, tendo sempre como objetivo uma recuperação eficiente da informação.

O serviço pode ser feito na minha empresa?

Sim, o serviço de organização pode ser realizado na empresa do cliente, In Company. Bem como na sede da The Docs, de acordo com o que for definido na avaliação prévia do acervo.

Posso jogar documentos fora?

Pode, desde que estes documentos estejam fora de sua vigência. Existe uma legislação específica e orientações do CONARQ (Conselho Nacional de arquivo) quanto ao prazo documental dos documentos. Mas se o documento estiver dentro do prazo, não é indicado o seu expurgo mesmo que já tenha sido digitalizado, pois há órgãos governamentais que exigem o documento original. Para isso também, temos o serviço de consultoria, no qual nosso profissional especialista em arquivologia orienta sobre todos os procedimentos

Preciso realmente digitalizar tudo?

Não, a digitalização está muito em moda hoje em dia, mas não garante que o documento digitalizado pode ser eliminado, orientamos a digitalização de documentos que realmente serão consultados, estima-se que cerca de 10% dos documentos guardados no arquivo permanente serão consultados.

A visita é cobrada?

Para fazer um orçamento é necessária uma visita para levantamento da massa documental e as condições do acervo, por isso não cobramos a visita!

O que é a Tabela de Temporalidade dos Documentos?

Instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental. A Tabela de temporalidade é fundamental, pois consolida o estudo dos valores de cada tipo documental identificado, definindo os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e/ou acumulados por uma instituição.

Preciso realmente digitalizar?

A digitalização de documentos é um processo pelo qual cada vez mais empresas estão optando.
É claro que cada empresa tem suas características únicas. Seu objetivo, seus recursos e até mesmo, a sua forma de trabalhar. Por isso, a gestão documental é fundamental para ajudar a empresa a entender como utilizar esse recurso de forma ótima. Mas, de maneira geral, qualquer documento pode ser digitalizado e trazer muitos benefícios durante o processo. Certos documentos são essenciais. São registros críticos que podem conter informações oficiais ou delicadas, que devem ser protegidas a todo custo.
Mesmo que eles não sejam acessados com muita frequência, existem fatores de risco como incêndios e outros sinistros que podem destruir os arquivos, e proteger esses documentos é fundamental. Por isso, a digitalização garante a sua segurança, a partir de uma organização mais segura.

Fale conosco!

Para dúvidas, sugestões, reclamações, elogios, solicitações ou qualquer outro assunto, você pode contatar-nos através do WhatsApp, por e-mail ou preenchendo o formulário ao lado.

Estamos à disposição para ajudar!

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